Zanim jakiekolwiek narzędzie wejdzie do gry, trzeba zadać sobie fundamentalne pytanie: które czynności w mojej firmie są powtarzalne, czasochłonne i podatne na błędy? Eksperci zajmujący się wdrożeniami automatyzacji dla MŚP powtarzają jedną zasadę jak mantrę: najpierw porządek, potem technologia. Automatyzowanie źle działającego procesu nie poprawi sytuacji – przeniesie jedynie chaos na wyższy poziom. Dlatego pierwszym krokiem powinno być spisanie i zmierzenie tego, jak procesy wyglądają dziś: kto jest zaangażowany, ile czasu to zajmuje, gdzie najczęściej pojawiają się błędy i opóźnienia.

W firmach zatrudniających od kilkunastu do kilkudziesięciu osób szczególnie dużo czasu pochłaniają procesy na styku sprzedaży, marketingu i administracji. Obsługa zapytań ofertowych jest tego najlepszym przykładem. Klient wypełnia formularz kontaktowy, ktoś ręcznie przepisuje dane do arkusza, przygotowuje ofertę w osobnym dokumencie, wysyła mailem, a potem próbuje zapamiętać, komu i kiedy powinien wysłać follow-up. W firmie obsługującej kilkadziesiąt zapytań miesięcznie ten łańcuch zjada tygodniowo wiele godzin pracy. Po zautomatyzowaniu wygląda to inaczej: formularz automatycznie tworzy kartę klienta w CRM, generuje wstępną ofertę na podstawie wybranych parametrów, wysyła ją klientowi i planuje sekwencję przypomnień w dniach pierwszym, trzecim i siódmym po wysłaniu.

Podobną logikę można zastosować do fakturowania i monitorowania płatności. W wielu małych firmach wystawienie faktury to ciągle proces ręczny: ktoś otwiera szablon, wpisuje dane, sprawdza kwoty, wysyła mailem. Jeśli obsługujesz dziesiątki transakcji miesięcznie, automatyczne generowanie faktur po zamknięciu zlecenia w systemie i automatyczne przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności to nie luksus, lecz realna oszczędność czasu i ochrona płynności finansowej. Dane z badania Skaner MŚP wskazują, że przeterminowane faktury dotykają aż 86 procent firm w tym sektorze, a ponad połowa przedsiębiorców posiada faktury opóźnione o więcej niż miesiąc. Automatyczne przypomnienia nie wyeliminują całkowicie tego problemu, ale zauważalnie go ograniczają.

Kolejnym obszarem, który dojrzewa do automatyzacji w małych firmach, są kampanie marketingowe i komunikacja z bazą klientów. Ręczne wysyłanie maili do posegmentowanych grup, tworzenie postów w mediach społecznościowych czy przygotowywanie raportów z działań marketingowych to zadania, które można w znacznej mierze zautomatyzować. System potrafi na przykład automatycznie wysłać dedykowany mail do klienta, który otworzył ofertę, ale nie dokonał zakupu, albo wygenerować cotygodniowy raport sprzedażowy zbierający dane z kilku źródeł w jedno zestawienie.

Wreszcie, warto przyjrzeć się procesom onboardingu nowych klientów. W firmach usługowych to często zbiór czynności, który angażuje kilka osób i rozciąga się na kilka dni: wysłanie pakietu powitalnego, nadanie dostępów, przypisanie opiekuna, wpisanie danych do systemu. Każdy z tych elementów można zautomatyzować tak, by cały proces uruchamiał się jednym kliknięciem i przebiegał według stałego standardu, niezależnie od tego, kto akurat jest w biurze.